ここまで準備してきたのに・・・人数に変更が！
日程の調整、メンバーの確認、費用の徴収など、BBQの幹事にはすることがたくさんあります。しかし、どんなにしっかり準備をしていても当日に急にメンバーから行けなくなったと連絡があったり、参加したいという人が増えることもあります。
このような当日の人数変更には、どのように対応すればいいのでしょうか。BBQ当日の人数変更の際の対処法についてご紹介いたします。
人数変更の際の対処法
食材はあらかじめ多めに揃える
BBQの食材は前日に買い揃えておくというケースが多いです。このとき、あらかじめ食材は多めに購入しておきましょう。人数分ちょうど、また参加できるかどうかわからないというメンバーがいる場合はそのメンバーの分も含めて購入しておけば安心です。
BBQでは食材を余らせてしまっても、メンバーで分けて持ち帰ることができます。あらかじめ多めに購入していることを伝えて、できるだけ無駄のないように調理していきましょう。お肉、卵などの傷みが気になる食材はクーラーボックスに入れておくことを忘れずに。
レンタルBBQの場合は費用の確認
BBQのスペースや調理器具、さらに食材までも準備してくれるレンタルBBQは、手軽にBBQを楽しめる方法として近年人気を集めています。ですが、レンタルBBQの場合は人数変更があった場合にキャンセル料、追加料を支払わなければならない可能性があります。
人数が減った場合でも、その人数分の金額を減らしてくれるというわけではなく、当日であれば全額支払わなければならないことが多いです。その場合は欠席したメンバーにその旨を伝えて、料金を支払ってもらうようにしましょう。急遽人数が増えた場合も追加料金が必要となるケースがほとんどですので、メンバーに料金を支払ってもらうことを忘れないようにしてください。
参加の最終確認
前日に参加・不参加の確認をしておく
当日にいきなり参加できないと連絡がきたりドタキャン、音信不通になったりすると、せっかく準備をしてきた側にとっては非常に不愉快です。そうなる事態を防ぐためにも、事前にこちらから声をかけておくようにしましょう。
前日、またはそれよりも前の段階で当日の集合時間、集合場所、段取りなどを説明しておき、参加できるかをきちんと確認しておきます。参加できるか分からないというメンバーにも、前日にはきちんと参加の可否を確認しておきましょう。そうすることで当日に急遽人数が変更してしまう可能性を下げることができます。
参加できない場合も早めに連絡しよう
幹事側ではなく、参加するメンバーも、当日の急な人数変更には迷惑も金銭もかかるということを把握しておく必要があります。とくに買い出しや器具の用意などを任されている場合はできるだけ欠席しないように心がけましょう。やむを得ない理由で不参加になってしまう場合はその段階で早めに幹事に連絡を取り、代わりに何かできることを提案しましょう。
前日の買い出しや、持っている器具を当日参加するメンバーの家に持っていく、また代わりに参加できるメンバーを探しておけば、キャンセル料を支払ったりする心配もありません。当日になってから連絡をするというのは多くのメンバーに迷惑をかけることですので、後日きちんと謝ることも忘れてはいけません。
BBQの当日の人数変更にも柔軟に対応しよう
とくに大人数のBBQでは、メンバーに何があるかわかりません。当日の急な人数変更もありえる話ですので、その際の対応についても事前に確認しておきましょう。すべて準備を行う場合、食材は多めに購入しておくことで対応できます。
レンタルBBQの場合はキャンセル料、追加料などを確認して、本人にもそのことを伝えましょう。BBQに急遽行けなくなってしまったという場合は前もって連絡をして、迷惑をかけないように配慮することも大切です。
